Commencez avec un en-tête. Le titre devrait avoir la date de la note de service est en cours d'écriture, avec une courte phrase décrivant ce qu'il en est. De cette façon, votre patron sait quand cette question a été portée à son attention et quel est le problème avant de lire le reste de la note. Inclure votre patron nom sur le document au cas où il se perd, et inclure le vôtre, si bien que ce qu'il sait qui l'a écrit. Ne présumez pas parce que vous envoyé par courriel une copie de celui-ci à votre patron qu'il se rappeler qui il envoyé à lui.
Résumez ce que vous écrivez au sujet dans le premier paragraphe en deux ou trois phrases. Le temps peut être précieux dans le bureau. Ne pas inclure vos opinions dans ce résumé, indiquer simplement les faits de la question.
Fournir les points clés de la question dans la deuxième partie de votre mémo. Cela peut être fait comme une liste à puces ou un contour. Ne dépassez pas la première page avec vos points clés, les classer si vous sentez qu'il sera plus facile pour votre patron de comprendre comment les points clés se rapportent les uns aux autres.
Inclure des informations de fond sur la question pour votre patron. Laissez votre patron savoir où vous avez obtenu ces informations à partir. À ce stade, si votre patron a décidé la question que vous avez soulevée dans la note de service est important, il peut aborder avec vous directement ou continuer à lire pour plus d'informations.
Incluez vos idées sur la façon d'aborder la question que vous avez soulevée. Ne présumez pas que votre patron sera en mesure d'aborder la question avec vous personnellement. Elle pourrait avoir cette opportunité, mais si elle ne peut pas vous voulez avoir votre entrée dans le mémo pour elle de lire pendant que la question est encore frais dans son esprit. Fournir des numéros ou des informations pertinentes qui prend en charge votre idée d'une solution.
Demandez à votre patron de suivre avec vous au sujet de la note de service que vous avez envoyé. Demander que votre patron soit écrire de nouveau à vous, vous appelez, ou mis en place une réunion avec vous pour discuter de l'information dans votre mémo. Cela vous permettra de savoir ce que votre patron vous vous sentez est la meilleure méthode de communication pour faire face à la question que vous avez soulevée dans votre mémo.