Comment écrire un mémo à répondre à une situation

Il serait agréable de penser que nous pouvons passer à travers chaque jour au travail, sans désaccord ou à la discorde. Cependant, la nature de l'entreprise est juste que - beaucoup d'affaires avec des personnes, des lieux et des choses à gérer. Que ce soit un subordonné, un superviseur, un collègue ou un client, nous devons parfois faire des affirmations plus formels en répondant officiellement à une situation dans une note.

Instructions

  1. Rassemblez toutes les informations nécessaires pour bien comprendre la situation. Vous pouvez avoir besoin de parler aux personnes concernées afin de recueillir des commentaires supplémentaires.




  2. Écrivez quelques notes brèves sur ce passé, qui a participé et l'état actuel de la situation.

  3. Écrire un mémo qui comprend les sections suivantes: (1) "Pour:" - Comme il l'indique, indiquer chaque personne que le mémo est dirigé. (2) "De:" - Indiquer qui est l'auteur est- il peut ou ne peut pas être vous. (3) "Date": Ce devrait être la date la note est rédigée pas la date de l'incident. (4) «Re:"ou "Objet:" - Cela devrait être une brève description de l'incident et ce que la note de service est d'environ (soit plainte du client le 21 Février, 2009).

  4. Première décrire la situation à portée de main. Utiliser un langage concis dans des phrases complètes. La description doit décrire comment la situation a transpiré jusqu'à l'heure actuelle.




  5. Si la situation a été résolue, décrire comment, et qui a été impliqué. Si cela est justifié, donnez votre avis quant à savoir si vous croyez ou non la résolution était approprié et pourquoi. Si la situation n'a pas été résolue, donnez votre recommandation sur la façon dont la situation peut être (ou sera) manipulé et comment.

  6. Passez en revue la note pour la précision, la mise en cohérence, l'orthographe et la grammaire. Si la note doit être approuvée par quelqu'un d'autre, demandez-lui de révision avant de le distribuer. Une fois qu'il a été approuvé, vous et tous les autres commentateurs doit parapher à côté de vos initiales dactylographiées dans le titre de la note de service.

Conseils & Avertissements

  • Si il ya des gens qui devraient recevoir une copie de la note comme un "FYI", Ajouter un titre appelé "Cc:" et la liste de leurs noms. Par exemple, l'examinateur supplémentaire peut être répertorié here.Try de garder la note en bas d'une page. Utilisez des paragraphes concis et inclure uniquement les informations qui sont nécessaires à la compréhension de la situation.
  • Si le mémo contient des informations confidentielles, l'identifier comme "Confidentiel" en tapant le mot en haut de la note, sur chaque page.
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