Pensez à votre auditoire. Avant de commencer la rédaction de votre mémo, tenir compte du niveau d'éducation et l'expérience des personnes avec qui vous communiquez. Aussi garder à l'esprit les besoins de vos destinataires. Certaines personnes peuvent avoir besoin d'instructions plus détaillées, et des lignes directrices spécifiques établies, tandis que d'autres peuvent être fournis un peu très générale de l'information et ensuite prendre l'initiative de leur propre chef.
Utilisez la mise en forme de tête correcte. Dans le "Date" ligne, utiliser des abréviations standard. Pour "Pour," vous devriez lister chaque personne qui recevra le mémo par son nom. Ne pas utiliser des surnoms. Utilisez les noms et prénoms, et les mettre dans l'ordre alphabétique ou par sa position dans la société. Pour le "À partir de" ligne, utilisez votre prénom et votre nom, ainsi que le service qui vous êtes, si applicable.
Choisissez une ligne d'objet qui est spécifique et informatif. Souvent, les gens envoient des mémos avec des lignes d'objet qui sont vagues et générales. A un précis et concis donnera aux bénéficiaires une bien meilleure idée de ce que la note de service fait référence. Par exemple, une ligne générale de l'objet serait de lire "Réunion," mais une ligne spécifique de réserve pourrait-on dire, "Les ventes de la présentation de l'équipe pour la réunion de vendredi."
Ouvrez avec les spécificités. Ne perdez pas de temps avec bavardage ou de fond. La première partie de votre mémo devrait dire exactement ce que vous avez besoin. En utilisant l'exemple ci-dessus, de la présentation de l'équipe de vente, vous pouvez ouvrir avec, "Lors de la réunion de vendredi, l'équipe de vente présentera un diaporama avec des revenus et des comptes créditeurs chiffres pour le premier trimestre."
Écrivez votre mémo, évitant la voix passive. Une note de service est conçu pour partager des informations et demander de l'aide, si vous avez besoin d'utiliser une voix active. Dans la grammaire et l'écriture, la voix active signifie que le sujet d'une phrase est actif - faire ou d'être quelque chose - plutôt que d'avoir d'autres choses arrivent à eux. Voix active se lirait comme, "L'équipe de vente présentera un diaporama." Une approche passive serait formulée comme, "Nous aimerions l'équipe de vente d'envisager une présentation de diaporama."
Donnez votre conclusion. Votre conclusion n'a pas à être compliqué, mais il doit résumer les principaux points mentionnés dans la note elle-même.
Modifier votre travail. Peu de choses sont aussi gênant que l'envoi d'une note de service de l'entreprise et de réaliser par la suite que vous avez laissé une faute d'orthographe géant en plein milieu de celui-ci. Relisez votre mémo avant de l'envoyer, et en plus de faire des corrections, éliminer les mots inutiles. Gardez votre mémo concise.