Identifier le message clé que vous essayez de transmettre. Réfléchir sur si les nouvelles sera accueilli ou non, et d'utiliser cette information pour décider comment encadrer au mieux le message livré. Les messages négatifs auront besoin de plus d'informations sur la raison pour laquelle on fait quelque chose, tandis que les messages positifs peuvent se concentrer sur les nouvelles étant livré sans ajout d'informations de fond détaillées concernant la raison pour laquelle l'événement a eu lieu.
Apprenez comment les quatre composantes de base d'un mémo. Les meilleures notes collent au format accepté reconnu dans l'écriture d'affaires. Ce faisant, les auteurs de mémo restent neutres dans leurs annonces et ne semblent pas biaisé. Mémos contiennent quatre sections principales: position, ouverture, et une conclusion.
Créer votre cap. Rubriques comprennent quatre sections principales: à, de, la date et l'objet. Le "Pour:" domaine comprend une liste des bénéficiaires et de leurs titres d'emploi. Le "De:" domaine comprend le nom et le titre de la personne la note est de. Le "Date:" champ est le plus souvent la date de la note de service est livré, par rapport à la date à laquelle il est rédigé ou créé. Le "Objet:" champ indique bénéficiaires le but de la note de service. Ces champs sont similaires aux champs couramment utilisés dans les e-mails, et ils devraient tous apparaître comme suit:
Pour:
De:
Date:
Objet:
Ecrire l'ouverture de la note de service. Le paragraphe d'ouverture est axé sur l'objectif de la communication. y compris les informations de base nécessaires pour aider les bénéficiaires à comprendre l'annonce faite.
Écrire le corps du mémo. Le corps comprend toutes les informations détaillées que les bénéficiaires ont besoin de savoir. Promotions peuvent inclure des informations sur les nouveaux emplois et les responsabilités de l'employé, ainsi que quand ils vont prendre sur leur nouveau rôle. Les changements de politiques devraient inclure des informations sur le moment où la nouvelle politique entrera en vigueur et comment il aura un impact sur les employés.
Ecrire la conclusion de la note. Une bonne conclusion dit aux employés ce qu'ils doivent faire pour se préparer aux changements.
Prenez un peu de temps loin de la note et ensuite revenir à modifier avec des yeux neufs. Mémos bien écrits sont exempts d'erreurs grammaticales et de livrer des messages clairs.