Évaluer la situation. Lorsque cela est possible, l'employé aurait dû être donné préavis que le comportement précipitant la note était inacceptable, et a été donné la possibilité de corriger le comportement. Si le comportement continue, puis un mémo peut être le prochain plan d'action approprié.
Insérez les éléments d'identification correcte dans le mémo. Une note de service disciplinaire doit être daté et signé par le directeur et contient une ligne de signature pour l'employé, la date de l'avertissement et le nom du gestionnaire qui a initié l'action. Les signes de l'employé seulement pour indiquer qu'elle a reçu la note de service, pas qu'elle est d'accord avec son contenu. Inclure langue qui stipule ceci sous la ligne de signature. Si l'employé refuse de signer, puis signature d'un témoin est nécessaire.
Décrire l'événement disciplinaire qui a conduit à la mise en garde, en utilisant uniquement les faits. Si il ya eu des discussions antérieures concernant l'incident, notez-les dans le mémo. Assurez-vous que la langue ne soit pas trop précis pour que l'avertissement ne comprend pas les incidents liés. Par exemple, si l'employé est souvent pris la navigation sur Internet, l'avertissement ne devrait pas lire "employé abstenir de faire du shopping en ligne." Plutôt un avertissement plus efficace est: "employé abstenir d'utiliser des ordinateurs et autres équipements de bureau pour les activités non liées à l'emploi."
Évitez le langage désobligeant ou punitive. Le contenu de la note devrait aider l'employé à prendre des mesures pour améliorer son comportement. Notez la règle de la société ou de la politique qui a été violée, le cas échéant.
Inclure un plan d'action. Cela donne des mesures spécifiques d'amélioration. Si il ya des ressources comme un programme d'aide aux employés ou des cours de formation disponibles pour aider l'employé, les inclure dans le plan ainsi. Vous pouvez également être une ressource pour l'employé, offrant une formation complémentaire, le coaching et l'examen des produits de travail selon les besoins. Le plan d'action doit établir, le cas échéant, les attentes pour de nouveaux comportements ou niveaux de performances.