Commencez la note par écrit "Pour:" et "De:" Insérez le nom de l'expéditeur et le destinataire, après les deux points. Sur la ligne suivante, écrire la date que vous avez écrit le mémo. Terminez cette section par écrit "Objet:" suivi par le sujet que les références mémo.
Spécifiez l'action que vous voulez au lecteur de prendre dans la première phrase ou un paragraphe de la note.
Maintenir l'attention du lecteur en utilisant brèves, paragraphes succincts qui ne sont pas plus de 5 phrases. En indiquant les raisons d'agir, lister chaque raison dans un paragraphe distinct.
Utilisez des preuves empiriques de persuader le lecteur de la nécessité pour le plan d'action proposé. Par exemple, citer des statistiques des logements à faible revenu lorsqu'on cherche à obtenir un changement dans une politique de zonage donné. Éviter les généralisations que vous ne pouvez pas appuyer sur des faits.
Décrire les alternatives des cours des actions ou des politiques, décrivant les avantages et les inconvénients de chacun.
Évitez les expressions inutilement verbeux ou formelles, par exemple "selon notre discussion," et le jargon technique lorsque vous citez des faits et des chiffres. Utiliser un langage simple et direct que tout lecteur peut comprendre.
Utilisez la voix active, par opposition à passive, tout au long de la note d'encourager l'action. Si vous connaissez le destinataire de la note ainsi, utiliser pronoms de la première personne comme "Je" et "nous," parce que les gens sont plus susceptibles de faire quelque chose pour ceux qu'ils sentent qu'ils connaissent personnellement. Mettre l'accent sur ces liens personnels plus loin en utilisant des contractions, comme "Je suis".
Réaffirmer la nécessité d'une action à la fin de la note. Assurez-vous d'indiquer si il ya une date limite pour l'action qui doit être respectée.