Un journal est un journal imprimé ou écrit qui représente une activité spécifique ou d'un ensemble d'activités. Les pilotes et les autres professionnels du transport qui voyagent pour un usage de travail les livres de bord, comme le font les professionnels qui voyagent pour affaires et ont besoin de garder une trace d'heures consacrées à des tâches spécifiques. Ce journal de bord est généralement la seule preuve que vous avez de recevoir le paiement de vos efforts, donc il doit être méticuleusement entretenu.
Créer une colonne pour chacune de ces catégories: dates et heures, heure, l'activité ou la description de tâches, dépenses, membres de groupes de travail et des commentaires. Certains livres de bord ont ces colonnes ou similaires ou des titres déjà imprimés.
Inscrivez la date et l'heure de l'action a été achevée dans la première colonne. Ecrire la date complète en sténographie (15/12/07) et le début et la fin (10 h à 14 heures). Si l'activité a duré deux jours, comme un vol qui a duré du soir au matin, écrire dans la plage de dates.
Calculer le nombre d'heures que vous passé à travailler sur l'activité et le placer dans la colonne suivante.
Donnez une courte, de cinq à dix-mot la description de l'activité qui a été travaillé ou complété dans la troisième colonne. Un exemple serait "contractants potentiels interrogés."
Compte pour les articles et les services que vous aviez à payer pour sortir de la poche tout en complétant chaque tâche dans le "dépenses" colonne. Conservez vos reçus dans une enveloppe avec votre carnet de soumettre cette information à un remboursement.
Inclure les noms de tous les autres collègues, des travailleurs ou des personnes qui ont travaillé sur la tâche avec vous. Cette information sera utile au cas où les autres gens peuvent vérifier votre travail ou besoin d'être payé.
Ecrire dans les commentaires supplémentaires concernant la tâche terminée dans la dernière colonne. Inclure les détails pertinents qui aideront le superviseur ou un réviseur comprendre pourquoi la tâche était importante et facturables.
Assurez entrées à votre carnet de à la fin de chaque jour pour assurer que vous gardez des dossiers précis. Séparez vos journaux entrées dans l'annuaire par mois ou le trimestre en sautant quelques lignes ou de commencer sur une nouvelle page.
Présentez votre journal de bord pour examen chaque semaine ou chaque mois selon les besoins. Prévoyez un espace pour l'examinateur de laisser des commentaires et parapher les entrées pour approbation.