Gardez votre mémo spécifique, concis et respectueux. Que vous vous adressez à un client potentiel ou collègues de travail, vos destinataires méritent d'être traités avec courtoisie commune.
Connaissez votre public cible. mémos de service à la clientèle peuvent répondre à une variété de lecteurs. Si vous êtes un gestionnaire, vous pourriez aborder le personnel actuels de l'entreprise concernant la politique et les procédures de service à la clientèle. Si vous êtes un représentant du service à la clientèle, vous pourriez être écrit à des clients potentiels ou actuels. Chacun de ces publics cibles ont des besoins différents et des attentes. Avoir des besoins et des attentes de votre public cible d'abord et avant tout dans votre esprit que vous commencez la rédaction de votre service à la clientèle mémo fera en sorte que vous assumez le ton juste lors de la composition de votre email.
Attribuez votre mémo service à la clientèle une ligne d'objet qui est spécifique et approprié à l'e-mail qui est à suivre. Soyez aussi précis que possible. Si vous utilisez un modèle pour composer la note de service à la clientèle, utiliser une ligne d'objet qui couvre au moins le sujet que vous abordez d'une manière qui va alerter vos destinataires quant au contenu que vous prévoyez pour répondre. Si vous répondez à un e-mail avant, ne pas utiliser le généré automatiquement "Re:" comme une ligne d'objet.
Faites votre point évident dès le début de l'email. Même si vous utilisez un modèle, assurez-vous que votre mémo aborde un sujet de préoccupation qui est facilement distingué dans la première ou la deuxième ligne. Cela permettra d'assurer que vos lecteurs savent que votre mémo les affecte directement et il sera plus probable qu'ils continueront lecture. Ceci est particulièrement important dans les communications par courriel, que de nombreux bénéficiaires assument les messages qui ne concernent pas directement entre eux sont "Spam", C'est, "email indésirable".
Vérifiez votre grammaire, la ponctuation et l'orthographe avant d'envoyer votre mémo. Cela peut sembler évident, mais en oubliant de vérifier la correspondance pour les erreurs grammaticales est une erreur très commune faite par des professionnels dans tous les domaines. Typos non seulement rendre votre mémo bâclée, ils font aussi votre correspondance semble non professionnel et discréditer le message que vous essayez de transmettre.
Assurez-vous de remercier vos lecteurs. Laissez le lecteur l'impression que vous appréciez le temps qu'ils ont consacré à la lecture de votre mémo et fournir des informations de contact, ils peuvent utiliser devraient-ils avoir des questions ou des préoccupations.