Lorsque vous parlez à un représentant du service à la clientèle qui vous vous sentez est fournir un excellent service client, leur demander leur nom avant la fin de l'appel. Lorsque vous demandez leur nom, qu'il soit clair que vous souhaitez alerter leur superviseur qu'ils dispensent des soins à la clientèle de qualité. De cette façon, le représentant ne sera pas hésité à donner son informations pour vous.
Demandez au représentant de service à la clientèle comment vous pouvez communiquer avec son superviseur. Il est probable qu'il y aura une section de rétroaction sur le site Web de la société, une adresse postale ou une adresse e-mail que vous pouvez envoyer votre lettre. Confirmer la meilleure façon de communiquer avec la société du service à la clientèle représentant avec le représentant de sorte que vous pouvez vous assurer que son superviseur reçoit les compliments que vous prévoyez d'envoyer.
Notez les raisons pour lesquelles le représentant du service à la clientèle fourni un service client de qualité et mérite une reconnaissance positive. Cette information permettra d'assurer que votre lettre est exacte et vous aidera à mettre ensemble votre lettre positive.
Si vous écrivez un courriel ou une lettre physiques, inclure vos informations personnelles, telles que votre nom, votre numéro de compte ou de commande (le cas échéant), adresse, adresse email et numéro de téléphone. Si vous remplissez un formulaire en ligne, il vous sera demander toutes les informations nécessaires.
Commencez le corps de votre lettre. Si vous avez reçu le nom du superviseur de l'employé, commencer par «Cher (Nom du superviseur),« ou si vous ne le faites pas, vous pouvez tout simplement commencer par dire: «Cher (Société)», ou sans en-tête.
Commencez votre lettre en disant:
Je parlais avec (Customer Service Representative) le (date), et (il ou elle) était incroyablement serviable. (Il ou elle) résolu mon problème immédiatement et a fait d'une manière positive.
Après cela, inclure toute autre information complémentaire, comme des informations sur la façon dont votre plainte ou préoccupation a été traitées rapidement, avec précision, ou de toute autre manière.
Commencez votre paragraphe suivant en détaillant comment le représentant du service client vous a aidé. Un échantillon est ci-dessous:
Patti était un excellent représentant du service à la clientèle pour parler parce qu'elle véritablement écouté mes préoccupations. Elle a offert toute l'aide qu'elle pouvait, qui a impliqué attente en attente pour parler à un agent dans un autre département, la recherche de ma demande et de corriger l'erreur de mon information personnelle qui était dans votre système d'information clientèle. Patti a pris son temps pour me aider et vraiment compris le problème que je faisais face. Elle était merveilleux de parler à, et est vraiment un atout pour votre organisation.
Si vous écrivez une lettre physique, signer votre nom au bas. Si vous écrivez un email ou sur un formulaire sur un site Web, vous pouvez simplement taper dans, ou ne pas écrire du tout.
Envoyez votre lettre positive ou email. Aussi, profiter de la sensation que vous venez d'avoir aidé quelqu'un un grand jour, se déplacer vers une promotion, ou de gagner un peu d'argent supplémentaire pour l'excellent travail.
Attendre une réponse de la société que vous avez contacté. Beaucoup d'entreprises vont écrire de nouveau à vous quand vous écrivez une lettre positive ou gratuit d'un représentant du service à la clientèle.