Une procédure est comme une recette --- un ensemble d'instructions qui indique clairement qui fait quelque chose, quand il doit être fait, comment on fait et ce que le résultat devrait être. Inscrivez chaque étape dans l'ordre il doit être rempli. Compiler plusieurs procédures dans un manuel qui est organisé par la description de l'emploi, le service, la fonction ou l'ordre qui rend l'information plus accessible aux utilisateurs du manuel. Ne confondez pas les politiques avec les procédures. Les politiques sont des règles ou des déclarations de procédures positionneurs sont ce que les gens suivent de mener des politiques.
Décidez quelles sont les procédures à documenter. Deux méthodes pour choisir le contenu de votre manuel sont à sondage auprès des utilisateurs potentiels du manuel pour savoir quelles tâches ils ont besoin de clarifier ou de plus amples renseignements sur, ou vous pouvez préférer de faire une liste des problèmes opérationnels que vous pourriez résoudre des procédures clairement définies.
Recueillir des informations. Une personne qui fait déjà la tâche est votre meilleure ressource sauf si vous êtes la création de procédures à partir de zéro. Regardez la personne à accomplir la tâche et prendre des notes, ou demander à la personne d'écrire pour vous toutes les étapes de la tâche, ainsi que des conseils ou des avertissements appris par l'expérience.
Établir la disposition de votre manuel. Un format à deux colonnes rend procédures claires et faciles à lire. Titre chaque page avec le nom de la procédure, et de mettre sous le titre d'une liste ou paragraphe de tous les faits qui ne relèvent pas d'une étape, tels que la fréquence de la procédure est effectuée et des conseils ou des avertissements. La procédure devrait suivre après que, dans un tableau à deux colonnes.
Écrire un brouillon. Dans la colonne de gauche, la liste de la personne responsable de la procédure. Dans la colonne de droite, la liste dans l'ordre les étapes qu'elle exerce. Si la procédure implique plusieurs personnes, ils devraient tous être en mesure de voir clairement où ils se situent dans le processus et ce qu'ils doivent faire.
Testez les procédures. Demandez à quelqu'un familier avec les procédures de les suivre dans le projet. Il est important d'utiliser quelqu'un d'inexpérimenté, de sorte que la personne ne sera pas prendre des raccourcis habituels ou occulter points obscurs autre lecteur ne serait pas comprendre.
Réviser le projet. Clarifier, ajouter, supprimer et réorganiser les étapes jusqu'à ce que les procédures peuvent être suivies par toute personne lisant le manuel.
Publier le manuel. Inclure une table des matières afin que les lecteurs peuvent trouver rapidement les procédures. Ajouter un glossaire définissant les termes qui est rare ou spécifiques à votre secteur d'activité.