Identifier le but et la portée du manuel de bureau que vous souhaitez développer. Le contenu de manuels de bureau tombe généralement en deux catégories: (1) la façon d'interagir avec les gens et (2) comment effectuer des tâches spécifiques, y compris le fonctionnement de l'équipement nécessaire pour créer, gérer et fournir des biens et services. manuels de bureau comportent souvent des organigrammes, des répertoires de ressources et des exemples de formulaires. La complexité d'un manuel de bureau qui est basé sur les utilisateurs cibles seront. Si, par exemple, le contenu se rapporte à la relation client et la façon de traiter les plaintes, il ne serait pas judicieux d'inclure des chapitres sur la façon d'un chariot élévateur fonctionne ou comment manipuler des matières dangereuses.
Décider sur la présentation du format qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise. Alors que les manuels de bureau sont généralement considérés comme des lignes directrices imprimées sur papier et placés dans des reliures à trois anneaux avec onglets sujet de division, la technologie a ouvert la porte à plus excitant - ainsi que plus économiques - les méthodes de diffusion de l'information. Considérons, par exemple, si un manuel de procédures en ligne, il serait plus facile et plus rapide pour les employés d'accéder aux informations en entrant des mots-clés. Un format électronique pourrait également faciliter le processus de mise à jour et à la révision du contenu ainsi que l'intégration de contenu vidéo et audio des démonstrations pour améliorer l'apprentissage.
Faites une liste de tous les sujets de chapitre que vous voulez que votre manuel d'aborder. Si, par exemple, vous décidez d'écrire des lignes directrices sur la façon d'utiliser diverses pièces d'équipement de bureau, vous souhaitez identifier les sections individuelles pour les ordinateurs, les télécopieurs, les systèmes téléphoniques, microfiches, photocopieurs, systèmes d'enregistrement, machines à affranchir et des dispositifs de collationnement. Décidez si vous allez écrire tout le contenu vous-même ou de céder la première ébauche de chaque section pour les personnes qui connaissent bien le sujet.
Organiser étapes de la procédure à partir des concepts les plus simples à ceux qui sont plus compliquées. Demandez-vous si l'inclusion des photographies, des dessins, des tableaux ou d'autres graphiques viendra compléter la compréhension de l'utilisateur de la matière. Fournir un glossaire des acronymes et la terminologie spécifique à la tâche. Lorsque cela est possible, fournir des exemples de la façon de remplir les ordres de réquisition, les demandes de remboursement de Voyage, les demandes de vacances, les feuilles de temps, les reçus des clients et d'autres formulaires utilisés par la société.
Établir un cadre de temps pour remplir chaque section du nouveau manuel. Si nécessaire, programmer un bloc de temps chaque jour pour la recherche, la rédaction, la révision et l'assemblage de contenu.
Avoir le contenu examinés par le personnel des RH et du personnel juridique avant leur diffusion afin d'assurer que son langage est clair, concis et cohérent avec les mandats et règlements provinciaux et fédéraux. Fournir à chaque bénéficiaire de l'emploi avec une feuille signe-off indiquant leur accord pour lire les documents et de se conformer à ses directives.