Comment écrire des procédures ISO

Commencez la procédure en se référant à la norme ISO qui la recouvre. Par exemple, une nouvelle procédure de gestion de document devrait faire référence ISO 9001, qui se rapporte à documenter contrôle.

Expliquer le but et les exigences de la norme. Par exemple, affirment que la norme ISO 9001 exige des procédures uniformes pour le contrôle des documents. Fournir une liste numérotée de stratégies de gestion des documents mieux. Par exemple, une stratégie pourrait être que les employés à identifier lorsque les documents doivent être changés, qu'ils enregistrent ces changements sur les formulaires standard, et que les modifications proposées sont examinées et approuvées par la direction.

Discutez procédures actuelles rapportés par la plupart des entreprises. Par exemple, le personnel de l'ISO pourrait examiner les réponses à des enquêtes dans lesquelles les sociétés signalent les pratiques standard de contrôle des documents. Une société pourrait envisager fichier cabinet de son directeur des ressources humaines plein de papiers en vrac pour être un système de contrôle des documents.

Expliquer les avantages pour l'amélioration des systèmes actuels. Par exemple, dire que le passage à un système de contrôle des documents sur ordinateur signifie documents sont moins susceptibles de devenir perdu ou détruit.

Donner à la nouvelle procédure, un nom assez spécifique afin que les lecteurs puissent comprendre rapidement son but. Par exemple, le nom "Système de contrôle électronique de documents-Basé" exprime l'idée que les documents seront désormais stockées électroniquement.

Utilisez un paragraphe intitulé séparément pour expliquer l'importance de la nouvelle procédure. Par exemple, sous le sous-titre "Importance des systèmes de contrôle électronique de document-Based", Inclure un ou deux paragraphes dans le forum L'objectif de la norme ISO. La procédure pourrait dire que "ISO 19999-1: 2009 exige que les fabricants d'équipements bio-pharmaceutique pour créer, stocker et gérer des versions électroniques de tous les documents papier."

Créer un autre sous-section intitulée séparément pour discuter de principes fondamentaux de la procédure. Par exemple, sous le sous-titre "Principes de base de systèmes de contrôle électronique de document-Based", Expliquer les mesures prises pour établir des systèmes de documents basés électronique. Écrire un autre paragraphe de recenser les résultats spécifiques des nouveaux systèmes. Par exemple, un résultat peut-être que les documents informatiques sont plus faciles à envoyer aux organismes de réglementation lorsque les rapports les fichiers de l'entreprise par voie électronique.

Définition des termes utilisés dans la procédure. Fournir des exemples après chaque définition. Par exemple, définir "document authentique" et puis la liste de ses caractéristiques. La liste peut spécifier que "authentique" se réfère à des documents qui contiennent des informations précises, ont été créés par l'employé désigné et ont été soumis à temps.

Terminez la procédure avec une section de références. Identifier les sections pertinentes du manuel de contrôle de la qualité de l'entreprise qui se rapportent à la procédure. Expliquez brièvement comment la nouvelle procédure soutient les initiatives de la société.