Comment écrire un mémo de message négatif

Maintenir la relation

• Juste parce que vous avez des informations indésirables pour relayer, ne signifie pas que vous avez à endommager la relation avec la partie réceptrice. Que vous soyez à licencier des employés, se tournant vers le bas une demande de don ou de refuser le remboursement de Voyage, gardez à l'esprit que la situation pourrait changer dans l'avenir et votre décision peut être inversée. Ajouter un complément à la note de service, tels que les employés dire combien vous avez valorisé leurs contributions. Expliquez aux collectes de fonds qui actuellement votre budget ne vous permet pas de certaines dépenses. L'addition va adoucir le coup et garder ouvertes les lignes de communication pour les relations futures possibles.

Cadre message positif avec Langue

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  Les mots que vous choisissez dans le mémo aideront à maintenir une réponse positive, même si vous livrez un message négatif. Par exemple, vous pouvez demander plus d'informations à traiter une demande monétaire plutôt que d'écrire que les informations fournies ne sont pas acceptables. Informer les employés ce qu'ils peuvent faire à la place de ce qu'ils ne peuvent pas faire. Par exemple, écrire "s'il vous plaît habiller dans les affaires de l'usure décontractée le vendredi" au lieu de "ne pas porter des jeans sur vendredis décontractés." Envoyer une note à votre dicton à la clientèle "vous pouvez ramasser votre marchandise le lundi," plutôt que "votre commande ne sera pas prêt jusqu'à lundi prochain."

Prévenir les conséquences juridiques

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  mémos de la Société font souvent leur chemin en dehors de vos murs d'affaires et dans les mains des médias ou d'autres parties. Évitez d'utiliser un langage qui fait allusion à des pratiques illégales ou discriminatoires. Par exemple, au lieu de l'écriture "notre comptable est quitte l'entreprise parce qu'il a fait de nombreuses erreurs dans les rapports de fin d'année," écrire "après de nombreuses années de service reconnues, notre comptable est en mouvement à d'autres occasions." Clarté aide à prévenir la propagation de rumeurs non désirées qui pourraient nuire à la réputation de votre entreprise. Un message clair est négative "pour cause d'inconduite, certains membres du personnel quittent financiers." Une meilleure mémo lit "nous sommes heureux d'annoncer que les nouveaux membres du personnel financier sont fixés pour remplacer les membres sortants du service de la comptabilité."

Tamponner le Bad Nouvelles

• Mémos négatives entraînent souvent des sentiments blessés et des réponses furieuses. Vous pouvez atténuer ou au moins réduire la quantité de retombées de mauvaises nouvelles quand vous en mémoire tampon avec de bonnes nouvelles. Par exemple, commencez un mémo négative avec "vous apprécierez le nombre d'avantages supplémentaires sont inclus dans votre police d'assurance" quand vous avez à relever les taux d'assurance. Conserver le tampon associé au message, cependant, pour maintenir la clarté. En d'autres termes, ne pas dire "la nouvelle plate-forme de stationnement ouvre la semaine prochaine" lorsque vous envoyez un message sur une réduction des prestations.