Expliquer ce qui se passe dès que vous le pouvez dans le mémo. Commencez par la reconnaissance du fait que les nouvelles que vous allez livrer est importun. Ensuite, posez sur les raisons des coupes budgétaires, et le faire d'une manière calme et rationnelle.
Décrivez ce que les compressions budgétaires signifient des emplois d'employés. Voilà la grande question que vous avez et vous avez besoin pour y faire face dès le début. État ce que les ministères dans votre entreprise sera affectée par les coupures, et combien d'emplois seront sur la ligne.
Évitez d'utiliser colère, la langue condescendante ou moqueuse partout dans votre mémo. Respectez vos employés en disant la vérité, et d'une façon compatissante. Mais ne pas présenter des excuses ou d'écrire trop sur la façon dont vous vous sentez en colère. Vos employés sont susceptibles de voir des commentaires tels que sincère.
Exprimez intérêt pour la rétroaction. Informez vos employés comment ils peuvent vous atteindre avec des questions sur les compressions budgétaires. Essayez d'anticiper le genre de questions qu'ils poseront, et être prêt à donner crédibles, des réponses concises.
Remercier les employés pour leur temps, non seulement pour la lecture de la note de service, mais pour leur travail acharné et leur engagement au travail. Évitez la compassion bidon. Au lieu de cela, faire preuve d'empathie et d'inquiétude. Donnez-leur un soutien en incluant des informations sur votre mémo sur le counseling et d'autres formes d'aide aux employés qui pourraient être disponibles.
Diriger les employés aux ressources humaines pour plus d'informations sur les coupes budgétaires. Bien que ce ministère doit informer les employés au sujet des arrangements tels que l'indemnité de départ, d'assurance et de placement, éviter d'envoyer des employés là pour répondre orientée concernent-questions. Il est de votre responsabilité de rendre les employés se sentent plus à l'aise, et ils devraient venir à vous avec ces questions.
Inclure les pièces jointes que vous pourriez avoir concernant les compressions budgétaires. Après la signature de votre mémo avec un engagement de disponibilité pour toute question, vous pouvez également ajouter un post-scriptum qui dirige les lecteurs vers les arbres et d'autres informations statistiques qui sauvegarde la décision de réduire le budget. Cela peut aider les employés à mieux comprendre la raison pour le déménagement.