Dans un monde parfait d'affaires, les employés ne seraient pas besoin d'une feuille écrite de "dos et ne pas faire" quant à vos attentes de leurs comportements, les habitudes de travail et l'éthique. Malheureusement, les livres de droit sont remplis de cas impliquant des travailleurs qui ont poursuivis leurs employeurs pour licenciement abusif au motif qu'ils ont été jamais dit qu'il était inapproprié de jouer à des jeux sur l'ordinateur, vendre leur mobilier de bureau ou dérober des fournitures. Voici comment faire pour écrire des déclarations de politique qui assureront tout le monde joue selon les mêmes règles.
Identifier un problème personnel qui doit être abordée. Cela peut être soit un problème qui existe (ie, les violations du code vestimentaire, absentéisme) ou un problème potentiel qui pourrait résulter d'une fusion prochaine, la réduction des effectifs, l'externalisation ou l'introduction d'un nouveau produit ou service.
Assembler un comité informel comprenant votre personne des RH, un avocat et des représentants du groupe qui seront directement touchés par la nouvelle politique.
Expliquez au groupe pourquoi vous vous sentez une nouvelle politique est nécessaire. Pour utiliser l'exemple d'un code vestimentaire, l'argument pourrait être fait que les employés ont besoin de projeter une image professionnelle de l'entreprise afin d'attirer et de fidéliser les clients. Si les clients perçoivent que les employés ne sont pas mis tout moment ou de soins dans leur apparence, ils peuvent se demander si un tel laisser-aller va étendre à la gestion de leur politique ou de la vente de leur maison d'assurance.
Solliciter des commentaires du comité sur la façon dont le problème peut être résolu. Par exemple, la proposition pourrait être faite que les employés de sexe masculin sont autorisés à porter des chemises ouvertes, mais qu'ils doivent toujours avoir un manteau et cravate disponible pour des réunions avec les clients. Autres idées pourraient être de désigner un jour par semaine (c.-à- "Casual Friday") Pour un code vestimentaire décontracté ou pour permettre aux employés qui tout contact avec la clientèle ne disposant pas de définir quel type de vêtements répondrait le mieux à leurs conditions de travail.
Passez en revue les suggestions et de choisir celles qui sont les plus réalisable. Retour à la commission avec cette liste et inviter à la discussion sur (1) dont l'un représente le meilleur compromis et (2) la façon dont la politique sera appliquée.
Décrivez votre politique. La déclaration d'ouverture devrait expliquer dans un langage épuré clair pourquoi la politique est important. La deuxième section devrait indiquer ce que la nouvelle politique est, qui il affecte et à quelle date elle prendra effet. Si il ya plusieurs composantes de la politique (par exemple, une liste de vêtements qui ne sera plus acceptable), utiliser des puces de sorte que ceux-ci se démarquer. La troisième partie de la politique devrait expliquer comment la politique sera appliquée et les conséquences pour la violer.
Examiner le projet de votre déclaration de politique avec votre personne des ressources humaines et l'avocat pour assurer que toutes les bases ont été couverts et que la langue est facile à comprendre.
Déterminer comment le nouvel énoncé de politique va être diffusées aux employés. Le format le plus populaire est une note de service distribuée par les voies normales. Malheureusement, cette approche peut vous laisser ouvert à un employé en insistant qu'il ou elle soit jamais vu ou qu'il a obtenu jeté par accident. Pour faire face à ce scénario, vous pouvez inclure une ligne de signature pour chaque salarié ci-dessous la déclaration "Je reconnais avoir reçu et la compréhension de cette politique." Distribuez deux copies. Demandez-leur de signer et de renvoyer l'un d'eux et de garder le second sur fichier ou dans leur manuel de l'employé.