Dans de nombreuses entreprises, les nouveaux employés sont dit la société règles, politiques et procédures, et peuvent même signer un document reconnaissant qu'ils sont familiers avec les attentes pour leur conduite. Mais ce document en lui-même ne remplit pas l'obligation légale de l'entreprise pour le suivi, l'audit et l'inconduite de rapports avant que le travailleur peut être sanctionné ou licencié pour avoir sciemment enfreint les règles ou violé la politique. Les entreprises doivent prendre des mesures approfondies pour veiller à ce que le travailleur coupable d'inconduite ne peut pas utiliser "Je ne savais pas" comme moyen de défense.
Établir une politique de la porte ouverte par laquelle les employés sont autorisés à parler à un directeur des ressources humaines de manière confidentielle au sujet des incidents qui impliquent directement les incidents ou ils ont été témoins. Les employés devraient avoir la possibilité de signaler anonymement les cas de discrimination ou de harcèlement sexuel, des situations qui causent un milieu de travail hostile, l'abus d'Internet, le vol de biens de l'entreprise, la violation de la société pause / l'heure du déjeuner / politiques de la semaine de travail, ou de faute professionnelle par un employé en traitant avec un client ou le public d'être servi.
Document de tous les commentaires et les éléments de preuve relatifs à une plainte ou incident présumé, mais également noter si l'employé n'a jamais été discipliné avant. Interview d'autres gestionnaires et des collègues avant de parler à l'agresseur présumé, et d'examiner quelles mesures ont été ou non prises à l'encontre d'autres employés après des infractions similaires. Leanne Standryk, un avocat du travail, écrit, "La règle de base est de prendre le temps d'examiner les circonstances et éviter les réactions épidermiques face à l'inconduite des employés. Document, le document, le document, le document et toujours demander l'avis juridique appropriée avant de procéder à un licenciement."
Présenter les résultats de l'incident / plainte, le long de la performance de l'employé et le dossier disciplinaire, à la personne en charge de réprimander ou de résilier le personnel. Examiner si l'organisation a pris des mesures appropriées pour sensibiliser tous les employés sur la politique impliqué. Avec le harcèlement sexuel, par exemple, les entreprises apportent souvent un avocat pour lire la ligne de la politique en ligne, élaboré sur ce que signifie la langue officielle, et ont chaque travailleur signer un papier reconnaissant qu'ils étaient là pour la session d'examen et de bien comprendre la politique . Si l'employé est donné seulement un avertissement verbal pour violation de la politique, il devrait encore être documentée.