Ecrire une liste d'objectifs que vous souhaitez atteindre avant l'événement spécial. Ces objectifs doivent être mesurables. Exemples d'objectifs pour un événement spécial pourraient inclure le nombre de participants, le niveau de la couverture médiatique, les dépenses ou prise de conscience accrue de la marque. Quel que soit les objectifs que vous choisissez, assurez-vous qu'ils sont ce que vous considérez essentiel à la réussite de l'événement spécial. Les objectifs doivent être specific- si votre objectif est le nombre de participants, notez le numéro spécifique que vous voulez atteindre.
Ecrire une liste de réalisations après l'événement. Seulement inclure ceux que vous aviez mis dans vos objectifs. Encore une fois, vous voulez utiliser des chiffres précis. Soyez certain que les chiffres que vous utilisez sont comparables avec vos objectifs. Par exemple, si votre objectif était de distribuer 100 unités promotionnelles à l'événement, votre réussite doit être mesurée en unités (pas de cas, livres ou de la valeur du dollar).
Calculez la différence entre vos objectifs et vos réalisations. Ceci est un processus relativement simple: il suffit de prendre le chiffre que vous avez sélectionné pour votre objectif et le chiffre que vous avez réalisé, puis de calculer la différence entre les deux. Si vous aviez un objectif de vendre 3000 billets pour l'événement spécial et le chiffre réel était de 2.000, alors vous avez un écart de 1000 billets. Si vous avez vendu 3000 billets ou plus, pas d'écart existe.
Écrire un rapport basé sur les lacunes constatées dans l'événement. Cela vous aidera à apporter des améliorations dans la façon dont vous organisez des événements spéciaux à venir. Vous devez inclure toutes les lacunes, avec des explications et des suggestions d'amélioration, ainsi que toutes les réalisations où il n'y avait pas de lacunes, avec des explications quant à la raison pour laquelle l'objectif a été atteint.
Distribuer le rapport à toutes les parties concernées, y compris les personnes qui ont travaillé sur l'événement spécial et travaillera sur des événements spéciaux similaires à l'avenir. Cela leur permettra de comprendre les écarts de performance à l'événement précédent et leur fournira des conseils sur la façon d'apporter des améliorations à l'avenir. Cela permettra de réduire les écarts de performance futurs.