Concevoir le bureau de réceptionniste dans un format différent. Un certain nombre de réceptionnistes ont à se lever de leur bureau et de se pencher sur de glisser une petite porte de verre de retour devant eux peuvent parler à un client. Il peut aider à supprimer ce porte en verre si possible. Placez le bureau de réceptionniste plus proche de la zone de salle d'attente qui donne aux patients un accès à la réceptionniste. Cela leur donne la possibilité de discuter avec le secrétaire d'une manière moins formelle.
Embaucher la personne la plus capable que vous pouvez. Le bureau d'un médecin doit avoir une réceptionniste qui est compétent, gentil, courtois et professionnel. La réceptionniste devrait également avoir une personnalité et une attitude exceptionnelle et être une personne qui aime les gens à interagir avec les clients. Il ya beaucoup de gens qui vont changer médecins parce qu'ils ne se sentent pas la réceptionniste était charmant et chaleureux et ils ne veulent pas traiter avec cette personne chaque fois qu'ils visitent le bureau du médecin.
Accueillir les clients avec un sourire lors de leur première arrivée et demandez-leur comment vous pouvez être de service. Après que le client répond, lui donner le presse-papiers avec la paperasse et leur demander de plaire à remplir. Dites au client, "Ne pas hésiter à poser des questions" si il ya quelque chose sur le formulaire qu'ils ne comprennent pas.
Engager la conversation pendant que le client remplit le formulaire. Le réceptionniste peut parler de la météo et de poser des questions sur leur famille alors que le client est remplir le formulaire. Cela rend les patients se sentent à l'aise et plus détendu au sujet de visiter le bureau d'un médecin. Il les fait se sentir que quelqu'un est se soucie d'eux.
Quand les patients retournent le formulaire rempli les remercier et leur faire savoir que le médecin sera avec eux prochainement. Laissez le client sait que ce ne sera pas long. Lorsque les clients savent qu'ils ont un ou deux patients en attente en face d'eux l'attente devient plus tolérable. Si l'attente va être exceptionnellement longue, leur faire savoir la raison de ce retard. Assurez-leur le médecin sera avec eux bientôt.
Merci pour l'attente du client. Lorsque le médecin devient disponible, aller à la salle d'attente et de remercier le client d'être si patient et laissez-lui savoir que le médecin est prêt. En parlant avec les clients, d'utiliser leur NAMEA. Escorter vers le bureau du médecin.
Accueillir le client arrivant. Lorsque le médecin entre dans la pièce où le patient est, il doit les saluer par leur nom et présenter des excuses pour l'attente. Le médecin devrait demander à ce que le patient apporte aujourd'hui et de procéder à aider le patient d'une manière professionnel et courtois. Après le diagnostic, le patient doit être dit quoi faire pour leur problème particulier. Les patients doivent être dit d'appeler le bureau si ils ont des préoccupations avant la prochaine visite. Que les patients savent qu'ils peuvent laisser un mot avec la réceptionniste et l'appel seront retournés rapidement. Remercier les clients pour la visite.