Gardez la lettre formelle en commençant avec un titre complet qui comprend la date et le nom et l'adresse de l'entreprise qui recevra la lettre. Si l'employé vous fournit un nom spécifique pour traiter la lettre, inclure cette information dans le titre et dans votre message d'accueil. Si vous ne savez pas qui sera la lecture de la lettre, l'utilisation "À Qui Cela Concerne" ou "Cher Monsieur ou Madame."
Commencez par une introduction qui clarifie votre relation à l'employé. Votre première phrase devrait indiquer votre purpose- par exemple, "Je vous écris cette recommandation à la demande de (nom)." Sont également inclus dans l'introduction devrait être combien de temps vous avez connu l'employé, ainsi que la situation de cette personne avec votre entreprise.
Détail de l'histoire de travail de l'employé avec votre entreprise dans le paragraphe ou deux suivant. Commencez avec une courte description de son travail, y compris les responsabilités pour ce poste, ainsi que des promotions ou des projets spéciaux qui lui sont donnés. Utilisez des mots descriptifs pour décrire avec précision l'éthique de travail et l'attitude de l'employé, comme "confiant," "décisive," "hésitant" ou "enthousiaste." Démontrer sa performance en utilisant des exemples de ses réalisations ou des erreurs. Inclure des informations utiles comme ses meilleures compétences et si il a bien fonctionné dans le cadre d'une équipe.
Utilisez la conclusion de donner une image claire de savoir si vous recommandez l'employé ou non. Des phrases comme "Je suis donc très heureux d'être en mesure de recommander (nom)" ou "Bien que je respecte beaucoup (nom), je ne suis pas sûr si il / elle est le droit individuel à cette position particulière" sont à la fois directe et professionnel. Si vous vous sentez à l'aise, vous pouvez également inclure votre numéro de téléphone ou une adresse e-mail si l'employeur potentiel aimerait vous contacter pour des questions. Utilisez une clôture officielle, tels que "Sincèrement, (votre nom)," suivie par votre titre, les pouvoirs et le nom de votre entreprise.
Imprimez la lettre sur papier à entête de votre entreprise. Placez-le dans une enveloppe et soit le remettre à l'employé ou par la poste directement à l'employeur, en fonction de la demande de l'employé. Vous pouvez conserver une copie dans le dossier de l'employé pour référence future.