Donnez tout ce que vous aurez besoin pour la réunion et lui fournir à votre hôtel des ventes de contact pour vous assurer que l'hôtel a les ressources pour répondre à vos besoins. Repas, collations, des espaces de stationnement, salles de repos et des chambres de nuit sont des exemples d'articles que vous devriez partager avec le contact des ventes. Cela lui donnera une première idée de votre vision de la réunion et le rôle de l'hôtel en faisant fonctionner sans heurts. Il peut fournir un formulaire standard pour vous à remplir pour obtenir cette information.
Créer des dates d'échéance pour les inscriptions de réunion des participants par rapport à l'échéancier votre contact commercial de l'hôtel a besoin d'informer le personnel de vos besoins de réunion. Utilisez mesures incitatives pour encourager l'inscription hâtive, y compris les frais d'inscription réduits ou des avantages de la conférence. Assurer que les participants savent ce qui est disponible pour une utilisation à l'hôtel et considèrent notamment l'inscription pour les activités supplémentaires sur votre formulaire. traitements de spa, dîners non-conférence et d'activités d'excursion sont les éléments que vous pourriez inclure si l'hôtel dispose des ressources nécessaires pour leur fournir et ils répondent à la portée de votre réunion.
Communiquez avec votre contact commercial une fois que vous dépassez votre date d'échéance finale pour assurer qu'il a un nombre des personnes présentes et ce qui sera nécessaire à partir de l'hôtel. Base de tous les numéros supplémentaires sur la communication que vous recevez de participants potentiels qui veulent y assister, mais désirent inscrire sur place, et les chiffres historiques pour l'inscription sur place.
Demander une révision de votre CV de groupe, deux semaines avant votre réunion. En ce moment, le CV du groupe aura été créé et sera prêt à être partagé avec le reste de l'hôtel. Vous voulez vous assurer que les numéros et les activités capturés par les ventes de contact correspond à vos numéros et les activités prévues pour la réunion. Poser des questions pour vous assurer que vous comprenez chaque poste que vous critiquez. Apportez tous les écarts à l'attention de votre contact commercial immédiatement.
Passez en revue votre facture de l'hôtel et le faire correspondre avec les informations vous avez examiné sur votre CV de groupe et les informations d'enregistrement de votre organisation une fois que la réunion est terminée. Vérifiez pour les inexactitudes et les surtaxes. Si vous en trouvez, contactez votre contact commercial et le directeur des ventes de sorte qu'ils peuvent être corrigées en conséquence.