En affaires, nous sommes dans et hors des réunions, au cours de laquelle nous prenons de nombreuses décisions. À la fin d'une réunion, une minute décisions de capture pour assurer que tous les participants prennent des mesures supplémentaires. Les procès-verbaux couvrent tous les aspects d'une réunion, de la liste des participants et l'ordre du jour à des actions à prendre et les décisions à prendre pour d'autres réunions. Utilisation de mesures spécifiques pour mettre sur les procès-verbaux assurera votre équipe, vos pairs et les gestionnaires de connaître les sujets de discussion et les attentes pour de nouvelles actions.
Utilisez l'ordre du jour de la réunion que la ligne directrice pour écrire vos minutes de réunion. L'ordre du jour de la réunion est la ligne directrice de la réunion. Il met à jour les participants et il leur permet de savoir les objectifs, leurs rôles dans les atteindre et quels éléments sont désignés pour eux. Depuis la réunion est basée sur un ordre du jour, l'ordre du jour devient le guide de rédaction des minutes.
Décrivez brièvement les rôles des participants à la réunion ou des projets en discussion. Expliquer le rôle de chaque participant pour aider les non-participants qui ont assisté savent pour quel ministère et dans quel but spécifique. Décrivant les rôles des participants assure que chaque personne participe à la réunion à dessein. Les rôles des participants sont important pour l'animateur et les participants réunion, de sorte discussions répondant aller de l'avant sans être embourbé avec les sujets discutés précédemment.
Mettre en évidence les objectifs de la réunion en leur indiquant clairement. Par exemple: pour prendre des décisions, de recueillir les idées ou de mettre à jour sur les progrès de l'équipe. Liste des objectifs aide les lecteurs des minutes comprendre clairement l'objet de la réunion. La partie de l'objectif ou des objectifs est ce que de nombreux cadres supérieurs lecture si elles ne doivent pas être impliqués dans les objectifs, aucune autre lecture est nécessaire. Si un gestionnaire a un intérêt direct dans les objectifs, il peut choisir d'assister à la prochaine réunion.
Ecrire les décisions prises à la réunion. Notez toutes les décisions prises et discutées afin de déterminer l'ordre du jour de la prochaine réunion. En écrivant les décisions permet aux participants et non-participants d'examiner si des activités de suivi sont nécessaires d'entre eux, pour lesquels ils peuvent ensuite préparer. Les décisions mises en évidence lors de la réunion seront suivies d'effet, sauf si un examen plus approfondi est nécessaire à une autre réunion, ce qui serait une décision en elle-même. Capturer et partager les décisions prises lors d'une réunion sont essentielles pour précises, utiles minutes.
Écrire "Prochaine Étape" tâches avec le nom d'une personne responsable à côté d'eux. Ces mesures permettent à l'animateur de la réunion pour préparer la prochaine réunion ainsi que pour les participants et non-participants à être conscients de ce qu'ils sont responsables de post-réunion. Cela garantit que les personnes à préparer pour la prochaine réunion, soit en remplissant leurs tâches ou de les déléguer à quelqu'un d'autre qui peut les compléter et assister à la prochaine réunion.
Envoyer un projet de procès-verbaux aux participants. Le projet va permettre aux participants de modifier les minutes par des notes de mise à jour, les prochaines étapes et décisions. Un projet d'examen assure que toute information a été capturé correctement et que les individus gérer les tâches qui leur sont assignées en cours ou d'un département. Dans le cadre du processus de révision, donner un délai à tous les participants sur les commentaires. Si aucune modification sont reçus, les minutes sont considérées comme acceptées par toutes les parties.
Envoyer les minutes de la réunion. Une fois tous les évaluations ont été recueillies, envoyer les procès-verbaux à tous les individus qui ont été invités à la réunion. Copiez autres employés ou des participants qui ont besoin d'être informés. Les minutes devraient être envoyés dans les 24 heures de la fin de la réunion ou 12 heures avant la prochaine réunion, selon la première éventualité.