Comment organiser une réunion d'affaires

Déterminer Objectif et Public

• Fixer un objectif pour la réunion, et de faire bref et clairement indiqué. Par exemple, créer une courte liste de points de balle décrivant les objectifs spécifiques. L'objectif de votre réunion pourrait être de communiquer des informations importantes, prendre des décisions, résoudre des problèmes ou de céder des actions. Un objectif concis et-le-point permet à l'organisateur de la réunion de déterminer qui devrait participer à la réunion. Construire une liste d'invités en alignant chaque objectif avec les membres de l'équipe dont la présence permettra de réellement atteindre l'objectif.

Réglez l'ordre du jour

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  Réglez l'ordre du jour de la réunion sur la base de chaque objectif dans l'objectif. Si un but est de communiquer le début d'un projet, définir un ordre du jour qui identifie qui présentera cette information et comment l'information sera partagée, comme par présentation PowerPoint. Si le but est d'affecter des actions, définir un ordre du jour qui décrit comment les affectations seront faites. Chaque objectif doit avoir un ou plusieurs articles de l'ordre du jour alignées directement avec elle.

Sélectionnez la date et de l'heure

• Sélectionnez une date et heure de la réunion sur la base de la disponibilité du chef de file de la réunion et les invités les plus critiques. Plus la liste des invités, plus il est difficile de trouver un jour et l'heure où tout le monde est disponible. Accepter un moment qui convient autant que possible les horaires. Avant de régler l'heure, réfléchir à fuseaux horaires. Si certains invités participeront par téléphone ou par Internet, tenir compte de leurs heures de travail ainsi que votre propre. Une réunion 1 h en heure normale de l'Est est une réunion l'heure du déjeuner dans Central Standard Time. Cette même réunion est à deux heures à Tokyo.

Choisissez l'emplacement

• Trouver une salle de conférence qui permettra d'atteindre tous les points de l'ordre du jour. Choisissez une chambre grand ou assez petit pour tenir confortablement le nombre de personnes attendues. Une salle pouvant accueillir 40 est un mauvais choix pour une réunion avec 10 personnes. De même, vous ne voulez pas une foule en serrant tellement serré qu'il est nécessaire d'apporter des chaises supplémentaires.

Disposer des matériaux et effets

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  Si les présentations sont attendus, assurez-vous que la salle est équipée d'un projecteur. Si non, prendre des dispositions pour mettre un projecteur avec vous - assurez-vous également que vous avez quelque chose à projeter sur, comme un écran ou un mur blanc. Ne pas oublier de tenir compte de la disponibilité des autres frais accessoires, tels que les tableaux blancs avec des marqueurs effaçables à sec, tableaux à feuilles mobiles et téléphones haut-parleur pour les participants hors site. Pour les réunions de plusieurs heures, des dispositions pour la nourriture et les boissons que les participants à rester concentré sur le sujet plutôt que leurs estomacs.

Avertissez invités

• Avertissez invités de la objectifs de la réunion, la date, l'heure et l'emplacement assez bien à l'avance afin qu'ils puissent se préparer correctement. Dans la plupart des cas, au moins un préavis d'une semaine est préférable. Utilisez le logiciel de calendrier de travail pour envoyer un rendez-vous de réunion à tous les invités. De nombreux programmes alerter les invités quelques minutes ou quelques jours avant la réunion, ou de personnaliser les alertes à vos besoins.