Attendez avant de vous répondez à l'email de se plaindre ou de rétroaction. Nous supposons que vous faites un bon travail, ainsi obtenir un commentaire négatif va faire mal et être humain, vous pourriez vous sentir obligé de riposter. Il est préférable de prendre le terrain moral élevé. Soyez le patient un. Attendez assez longtemps pour laisser vos émotions se calment et vous éviter l'escalade du conflit.
Mettez vous à la place de votre client. Pensez aux moments que vous avez été le client et les soupçons ou expériences défavorables que vous avez eu. Le ton caustique de nombreux acheteurs est créé par les mauvaises expériences qu'ils ont eues dans le passé, par les articles endommagés parce qu'ils ont été mal conditionnés, par les vendeurs qui ont retardé l'expédition pendant des semaines, ou en marchandises mal décrit.
L'acheteur veut vraiment l'élément et les inquiétudes à ce sujet, afin de vous rappeler de ce adoucira vos émotions agitées résultant de messages irréfléchie de l'acheteur.
Donnez votre réponse qui est inexorablement compréhension et gentil. Une façon d'y parvenir est de penser à la personne la plus compatissante que vous savez ou avez entendu parler et imaginez que vous êtes cette personne lorsque vous répondez à l'e-mail ou par lettre. Votre tâche est de lisser les plumes ébouriffées du client.
Ecrire fréquemment, une fois que vous écrivez. Votre objectif est maintenant de garder le client bien informé, alors quand le produit est emballé, laisser le client sait, et quand il frappe l'e-mail, dites au client quand il est arrivé au bureau de poste. Beaucoup de clients ne pas besoin de cette main holding, mais quelqu'un qui se plaint au début du processus ne certainement, et vos messages informatifs seront empêcher de nouvelles angoisses.
Renseignez-vous si oui ou non l'article est arrivé. Cela montre que vous êtes préoccupé, et en supposant que tout se passe bien, il rappelle le client du bon travail que vous avez fait et pourrait inciter la rétroaction positive. Clients se plaignent souvent sont simplement une mauvaise journée, et une fois la commande arrive en toute sécurité, ils se sentent un peu coupables de leurs messages plus tôt snippy.