Discutez avec les dirigeants de votre organisation comment les communications peuvent aider à combler l'écart entre l'endroit où l'organisation est et où elle veut aller. Façonner votre plan autour des objectifs de l'organisation des communications et montrent comment vos programmes de communication aideront les atteindre. Par exemple, si les dirigeants veulent changer une partie de la façon dont les gens font leur travail, écrire des histoires dans le bulletin de l'entreprise ou blog se concentrant sur les employés qui ont passé par ce genre de changement d'emploi. Planifier des événements ou de construire une page de réseautage en ligne pour les gens de se rencontrer et de partager des idées au sujet de faire le changement.
Écrire "S.M.A.R.T" objectifs au début de votre plan. Ces objectifs sont spécifiques, mesurables, réalisables, axés sur les résultats et limitées dans le temps. Décrire les objectifs singuliers que vous comptez réaliser. Identifier comment votre plan sera de mesurer les progrès et de définir une date de fin pour le succès. Un exemple d'un objectif S.M.A.R.T fût, "Nous allons augmenter les ventes dans la région du sud de 20 pour cent avant le troisième trimestre de l'exercice." Ce type de planification des communications veille à ce que tout le monde est sur la même page, des objectifs réalisables sont définis et les progrès sont suivis.
Identifier les messages clés - les faits de base que vous souhaitez communiquer et la façon dont vous voulez que les gens pensent de votre organisation. Vous pouvez tisser ces déclarations concises dans tout ce que vous faites. Lors de la communication sur un sujet, pensez à le message clé lié et l'utiliser pour vous assurer que vos mots sont sur la cible. Vos messages clés peuvent décrire brièvement le but de votre organisation ou énumérer les qualités recherchées chez un employé.
Inscrivez votre public - les personnes que vous souhaitez atteindre - et pourquoi vous avez besoin pour atteindre chaque groupe. Différents publics peuvent exiger des tactiques différentes ou une approche de communication tout à fait différente. Un groupe peut préférer le contact en personne tandis que l'autre ne veut communication en ligne. Identifiez également qui vous devez collaborer avec dans vos programmes. Si vous développez un plan de communication d'entreprise, le département des relations humaines pourrait avoir des programmes destinés à aider les gestionnaires à mieux communiquer avec les employés - vous pouvez joindre leurs forces et aligner vos méthodes. Collaborer avec des partenaires qui partagent vos objectifs.
Décrire chaque programme que vous souhaitez utiliser dans le plan. Inclure logistique générale pour le programme (à quelle fréquence il sera utilisé et qui est responsable de sa gestion) et comment il va aider à répondre un ou plusieurs de vos objectifs. Exemples de programmes comprennent des bulletins d'information (presse écrite ou en ligne), les blogs, sites web, pages intranet, grands événements, des groupes de discussion réguliers, des déjeuners informels avec les dirigeants, les comptes Twitter et pages Facebook.
Mesurez votre travail avec un système de benchmarking. Suivre l'avancement du plan tout au long de l'année. Si la mesure montre que vous n'êtes pas frapper votre "S.M.A.R.T." objectifs, utiliser les résultats pour améliorer vos programmes. Si vos numéros de lectorat intranet sont en baisse, enquêtes sur l'utilisation et les groupes de discussion pour savoir pourquoi. Ajustez votre contenu ou changer la façon dont les gens accèdent à l'information, en fonction de ce que vous apprenez. La mesure peut varier de sondages mensuels à des groupes de discussion afin de surveiller une communauté en ligne impliqué avec votre organisation ou de la marque. Benchmarking vous permet également de montrer vos réalisations à la fin de l'année.
Écoutez vos audiences tout au long du plan. Ajouter des enquêtes régulières et des groupes de discussion informels dans votre plan pour vous assurer de rester à l'écoute. Cela va construire la confiance avec votre public et vous garder alerte. Vous pouvez également utiliser les informations que vous gagnez d'adapter les stratégies. Par exemple, utilisez une réunion de la mairie trimestrielle d'apprendre ce qui fonctionne et ne fonctionne pas, de sorte que vous pouvez améliorer en permanence.
Construire un calendrier. Utilisez un format de tableau pour la liste de vos programmes, tels que des bulletins, des événements et des opportunités d'expression. Lier les programmes de dates, et fixer la responsabilité de la réalisation de chaque tâche. Utilisez la grille pour garder votre équipe sur la bonne voie au cours de l'année. Vous pouvez voir le travail à venir, mettre à jour les membres de l'équipe sur les progrès et assurer que vous ne manquez pas les délais.