Comment prendre quelques minutes lors d'une réunion de la ZEP

Assurez-vous que vous pouvez entendre tous les haut-parleurs avant la réunion est en cours. Mettre en place un appareil photo ou un magnétophone si votre PTA enregistre réunions. Enregistrement de la réunion d'une certaine façon garantit également que vous pouvez revenir en arrière et écouter ou regarder pour vérifier l'exactitude de vos minutes, si vous oubliez quelque chose ou laisser distraire lors de la prise de notes de votre.

Commencez vos minutes avec le rappel à l'ordre. Notez qui ouvre la réunion, où la réunion se déroule et quand la réunion commence.

Descendez qui est de la fréquentation. Liste des membres du conseil d'administration de la ZEP présente. La plupart des accords commerciaux préférentiels ont des réunions ouvertes, afin que vos informations à d'autres participants ne doivent pas être spécifique. Vous pourriez dire, "Réunion était ouverte au public."

Lire les minutes de la dernière réunion lors de l'approbation du procès-verbal. Certains APE omettent cette de réunions régulières pour gagner du temps. Vos minutes devrait être d'environ une page longue pour assurer la brièveté.

Résumer les différents rapports du comité. Plus d'un comité sera souvent signaler. Par exemple, le comité social peut être envisage une crème glacée sociale en mai, tandis que le comité de la bibliothèque peut-être vient de conclure un lecteur de livre. Inclure le nom du comité tête le cas échéant.

Écrire un résumé du rapport de trésorier ou le budget. Ce projet est présenté par le trésorier de la ZEP ou comptable et résume généralement l'argent dépensé et a reçu depuis la dernière réunion, avec les totaux pour l'année à ce jour.

Résumer le rapport du directeur. Écrivez le nom du principal et les points importants discutés.

Inscrivez toute nouvelle entreprise discuté lors de la réunion de la ZEP. Cela pourrait être aussi simple que d'une liste numérotée de nouvelles activités.

Écrivez lorsque la séance est levée et de faire une note de la prochaine réunion de la ZEP prévue et où il aura lieu. Si vous avez écrit vos notes, vous aurez besoin de les taper à une date ultérieure.