Centrez votre rapport autour de plusieurs observations pour lesquelles vous avez données. Il est important de conserver des notes sur les employés avant la rédaction du rapport, puis extraire des informations à partir de ces notes afin de compiler le rapport. Assurez-vous que les observations étaient de première main et non par ouï-dire. Un exemple d'une observation de première main peut être une note que vous avez écrit et déposé lorsque vous remarqué un employé d'arriver 30 minutes en retard au travail à une date précise.
Ecrire sur les comportements qui sont spécifiquement liés au travail effectué. Les comportements liés au travail comprennent les interactions avec les collègues, l'attention au détail, la qualité de la paperasserie, l'attitude générale et la ponctualité.
Centre de votre rapport sur le comportement qui a été discuté verbalement avec l'employé. Vos commentaires ne doivent pas être une surprise totale pour le travailleur.
Concentrer sur le positif, mais être sûr d'énumérer objectivement toutes les occurrences négatives ainsi si nécessaire. Vous pourriez écrire quelque chose comme, "M. Jones maintient des interactions positives avec ses collègues. Il reste tard si nécessaire pour terminer un travail. Il a eu quelques problèmes avec l'arrivée au travail à temps, comme en témoignent les observations faites le 11 Juin, 20 et 27."
Soyez concis et précis. Citer des exemples d'incidents spécifiques. Abstenez-vous de la randonnée. Un mauvais exemple de ce qui serait quelque chose comme, "Mme Smith ne va pas bien au travail. Elle semble juste comme un mauvais ajustement de la position. Je ne sais pas ce que l'avenir peut tenir si elle ne peut pas ...." Un meilleur exemple serait, "Mme Smith a eu griefs déposés contre elle par deux co-travailleurs différents à plusieurs reprises concernant son discours insultants et irrespectueux."
Liez le rapport sur le rendement aux rapports précédents. Indiquer les zones qui peuvent amélioration, la détérioration ou la même séjourné. Par exemple, vous pourriez écrire, "Les chiffres de production du dernier trimestre M. Thompson étaient 75 pour cent plus bas que ce que la société considère comme acceptable. Cependant, depuis sa dernière évaluation, sa production a considérablement amélioré et est maintenant conforme aux normes de l'entreprise."
Communiquer appréciation pour les zones positifs de comportement. Vous pourriez écrire quelque chose comme, "L'attitude positive de Mme Brown influence ceux qui l'entourent et rend le travail un meilleur environnement."
Fournir une rétroaction sur la façon dont vous souhaitez voir les zones les plus faibles à améliorer. Liez le rapport à des objectifs futurs. Par exemple, vous pourriez écrire, "M. Hartzog n'a pas réussi à livrer ses plans de cours hebdomadaires à quatre reprises. Au cours du prochain semestre, le adminsration aimerait voir lui tourner ses plans de leçon dans le vendredi de chaque semaine."
Rédiger le rapport lorsque vous êtes dans un état d'esprit positif. Soyez sûr d'examiner le rapport au moins plusieurs heures après l'avoir écrite afin de capturer toutes les révisions possibles qui doivent être faites.
Encourager les employés à communiquer avec vous au sujet d'un rapport une fois qu'ils ont reçu, si elles le désirent. Utilisez l'analyse comme une chance de collaborer ensemble de manière positive à l'amélioration personnelle, ainsi que l'amélioration de la société dans son ensemble.