Clarifier et confirmer avant que vous prévoyez. Identifier le projet de "propriétaire"--- Habituellement la personne assignant --- qui conseillera et approuver votre plan. Avec ce maître d'ouvrage:
--Confirmez l'essentiel de la teneur de l'annonce, le moment voulu et exigences de confidentialité. Vérifiez si des sensibilités ou des circonstances inhabituelles existent, telles que les exigences juridiques ou d'adhésion rapports.
--Affirmer la façon dont le projet répond comme tactique de relations publiques globales et des stratégies de communication.
--Convenir sources pour des renseignements plus détaillés et l'entrée vous devrez, par exemple, les ressources humaines de votre entreprise gestionnaire ou exécutif président du comité de recherche.
--Identifier approbation et les exigences de déclaration pour votre projet. Acceptez si vous allez gérer le projet de façon informelle ou de la structure d'une équipe de projet.
--Identifier les exigences d'approbation des produits de travail découlant du plan, par exemple, l'examen par juridiques, des ressources humaines et des délégués de la finance ou en cadres spécifiques.
--Établir des paramètres pour les ressources nécessaires tels que les attentes et l'utilisation des organismes extérieurs budgétaires.
Cristalliser but et les objectifs. Le but est ce que vous voulez faire passer, en commençant généralement avec "Pour ..." Objectifs commencent généralement par des verbes d'action --- ils sont ce que vous voulez faire par moment, a déclaré que les processus ou les résultats souhaités.
Dans cette optique, le but de rendre votre annonce sur une certaine date est un objectif. Le but peut être "pour répondre aux besoins et préférences des parties prenantes pour des renseignements opportuns et factuels concernant (sujet), d'une manière qui confirme l'image et les valeurs de l'entreprise." Relier cette fin retourner à primordial des relations publiques et de la stratégie de communication.
Les intervenants et le public Profil. La planification stratégique est tout à fait probable identifié des cibles de communication à grands traits. Pour votre projet tactique, une image nette. Les intervenants sont des groupes ou des individus qui seront affectés par les informations spécifiques vous avez l'intention de communiquer et êtes ainsi auditoires clés. Ajouter à la liste d'autres publics dans lequel vous souhaitez créer, modifier ou confirmer les perceptions. Utilisez une table ou feuille de calcul avec les en-têtes de colonnes suivants pour résumer votre analyse:
--segment d'audience. Donnez à chacun un nom et, si nécessaire note les constituants inclus. Sous-segment d'un groupe si les besoins de communication seront différents au sein du groupe. Exemple: tous les employés, les employés de la division concernée, les superviseurs. Demandez: "Qui auront besoin ou souhaitez en savoir sur ce --- et pourquoi?" Par exemple, considérer les clients clés, les propriétaires d'actions, le grand public, les collègues de votre industrie, les instances politiques et les fournisseurs importants. Choisissez si débouchés nouvelles des médias seront ciblés segments ou à la place seront utilisés comme canaux pour atteindre des segments tels que le public et les affaires en général.
--Besoin / message. Bien que la sensibilisation et la compréhension sont des objectifs pour tous les publics, certains peuvent avoir des besoins particuliers. Les employés peuvent vouloir savoir comment ils seront touchés par une fermeture de bureau, par exemple, ou membres de l'association Le processus par lequel un chef exécutif démissionnaire sera remplacé. Les membres du conseil, les cadres, les superviseurs et les gestionnaires de comptes sont parmi ceux qui ont besoin non seulement les nouvelles, mais votre plan de communication, en particulier si elles sont appelées à jouer un rôle. Identifier les messages clés pour chaque segment.
--Communicator Key. De qui serait chaque segment attendre ou vous entendre vos nouvelles? Identifier le porte-parole de la "visage" de la communication à chaque groupe --- qui sera cité dans un communiqué de nouvelles, par exemple, ou mener une conférence avec les employés. Bien que la communauté des affaires peut attendre d'entendre le chef de la direction, les employés peuvent préférer être informés par leurs superviseurs et les clients clés par leurs gestionnaires de compte.
Planifiez séquence en cascade et des canaux. Si vous avez déjà été émerveillés par l'apprentissage de la première d'un journal de grands changements de votre entreprise est la planification, vous comprenez le principe de "pas de surprises" et l'importance de l'information en cascade pour assurer pas de surprises se produisent. Sur une table de travail temporaire ou un tableur, la liste de vos segments cibles dans l'ordre où ils seront informés, en remontant de la date et l'heure de votre information doit être plus largement connu (souvent le temps d'un communiqué de nouvelles générale). Bien que certaines distributions peuvent être simultanés, examiner si certains segments doivent préavis de communications à venir. Par exemple, les superviseurs peuvent avoir besoin de temps pour se préparer aux questions des employés et des membres du conseil d'administration peut accueillir un avis de l'imminence d'articles de journaux.
Dans la colonne à côté de chaque segment, identifier le canal (s) à travers laquelle la communication sera faite. Les canaux sont les méthodes de distribution de l'information impliquant généralement des événements et du contenu écrit. Exemples:
--Pour l'équipe de direction, des membres du conseil, chefs de service clés et les avis des superviseurs --- avance par email.
--Pour les employés --- préavis d'email, des réunions ministérielles, vidéoconférence, le contenu du site.
--Pour constituants clés --- un préavis par fax et e-mail, présentation en direct.
--Pour grand public --- distribution des nouvelles libération générale, conférence de nouvelles, le contenu du site.
Identifier les collatéraux nécessaires. Collatéraux sont les matériaux utilisés dans l'exécution de votre plan de projet de communication --- documents et audiovisuels tels que des photos et des enregistrements.
Catégoriser comme:
--Collatéraux de la Fondation, pour une utilisation avec de multiples segments. Exemples: communiqué de nouvelles, fiche d'information, Q & Un, les photographies, le contenu du site.
--collatéraux sectoriels, les communications qui vont à des publics spécifiques répondant à leurs besoins et préférences et dans le "voix" de leur porte-parole préféré. Souvent, ce sont les notes de service du segment clé Communicator joignant une copie des garanties de base ci-dessus, en particulier les communiqués de presse. "Je voulais vous faire connaître notre société annonce cet après-midi les nouvelles que ..." Ces garanties peuvent également inclure des points de discussion, contenu contours, ou AVS communicateurs clés tels que les membres et les superviseurs de l'équipe de direction.
--Collatéraux consultatifs, des mémos de vous à d'autres qui devraient prendre part au projet, pour les informer du plan de communication et de leurs rôles respectifs dans l'informatique. Joindre les copies pertinentes de fondation et de segments collatéraux.
Sur une table ou d'un tableur, d'identifier pour chaque garanties suivantes: Nom, Communicator Key, Assigné à, Projet de la date d'échéance, Approbation (s) requis, la date d'échéance finale.
Confirmez le soutien nécessaire. Identifier ce qui supporte le déploiement de votre projet, il faudra confirmer et sa disponibilité. Si aucun support debout existe, utiliser une table ou un tableur détail comment vous allez obtenir un soutien tel que le suivant, l'identification de soutien Point, Source et Coût:
--Rédaction des collatéraux
--Compilation des listes de distribution des informations de contact pour vos segments cibles
--La capacité et la responsabilité pour les transmissions de masse tels que les e-mails de groupe
--Les modalités des réunions de groupe, conférences de presse et autres événements associés.
Détail projet de déploiement. Utilisez une table ou un tableur à la liste séquentiellement et d'établir le calendrier pour chaque activité que vous prévoyez pour votre communication roll-out. Identifier qui fera quoi et quand, et aussi les collatéraux chaque utilisera. Tenez compte de ces têtes de colonne: numéro, date et temps, l'activité, Collaterals à être utilisé, la personne responsable (s) et d'état ou Notes.
Régime d'inclure le projet Rouleau-Out Détail dans les collatéraux consultatifs que vous fournissez à d'autres qui ont une partie en elle, comme les membres de l'équipe de direction, les superviseurs et le personnel de soutien.
projet de plan de suivi. Utilisez une table ou un tableur au détail tels que le suivi:
--Des questions post-annonce à partir de parties prenantes telles que les employés et les médias
--L'évaluation du projet, tout à fait probable, y compris le succès de l'exécution du projet et les évaluations subjectives de la réponse du public
Faites un budget. Identifier les coûts attendus qui sont conformes aux politiques financières de votre organisation. Vous devrez peut-être seulement d'identifier ceux qui ne sont pas déjà inclus dans le budget existant pour le soutien général des communications.
Obtenez votre plan de projet approuvé. Fournir votre travail pour le propriétaire du projet pour approbation avant de commencer l'exécution et demander des suggestions d'amélioration. Préface de votre document de proposition avec un bref résumé. Suivez ce plan et intégrer vos tables / feuilles de calcul au lieu de la narration détaillée:
--Résumé
--But et objectifs du projet
--Les intervenants et les auditoires (table ou de tableur)
--Communications Rouleau-Out Détail (table ou feuille de calcul)
--Collatéraux (table ou feuille de calcul)
--Suivez-plans
--Soutien nécessaire
--Budget